WBSO verplichtingen

Organisaties die gebruikmaken van WBSO subsidie moeten aan een aantal verplichtingen voldoen, hiervoor bieden wij je graag alle tips & tricks. Belangrijk is bijvoorbeeld dat er een WBSO-administratie wordt bijgehouden en dat de gerealiseerde S&O-uren worden medegedeeld aan de subsidieverstrekker (de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, hierna: RVO). Onderstaand worden deze WBSO-verplichtingen opgesomd, om organisaties een leidraad te geven bij de uitvoering van de WBSO-projecten. Tevens wordt uitgelegd hoe het WBSO-voordeel verrekend kan worden na ontvangst van een S&O-verklaring.

1. WBSO-administratie

Iedere aanvrager wordt geacht een administratie bij te houden over de uitvoering van de WBSO-projecten. Uit deze administratie moet op duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed door de betrokken medewerkers. Zorg ervoor dat je vanaf de start van een project een WBSO-administratie bijhoudt, ook al heb je nog geen S&O-verklaring ontvangen.

De WBSO-administratie dient te bestaan uit een urenadministratie en een projectadministratie. Indien tevens WBSO-kosten/uitgaven zijn aangevraagd, dient hier ook een administratie voor te worden bijgehouden.

1.1. Urenadministratie

Organisaties zijn verplicht alle S&O-uren te registreren. Concreet betekent dit dat een registratie gevoerd moet worden van de S&O-uren per persoon, per dag, per project.

Zorg er verder voor dat de urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteadministratie. Een template voor het bijhouden van deze administratie kun je indien gewenst opvragen bij Ugoo. Voor softwareontwikkelaars kan de urenadministratie vaak eenvoudig worden geïntegreerd in een urenregistratiesysteem.

1.2 Projectadministratie

Uit een projectadministratie moeten per project op overzichtelijke wijze de volgende zaken kunnen worden herleid:

  • De aard en de inhoud van de S&O-werkzaamheden;
  • De voortgang van de S&O-werkzaamheden gerelateerd aan het doel, de fasering en de tijdsplanning.

N.B. De WBSO-projectadministratie is niet gelijk aan de gehele projectadministratie; het is een aparte administratie wat alleen WBSO-waardige activiteiten behelst. Deze projectadministratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten, zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen, berekeningen, etc. Voor softwareontwikkelaars blijkt de projectadministratie vaak grotendeels uit een versiebeheersysteem. Belangrijk is dat dit gerelateerd wordt aan het WBSO-project, dat documentatie voorzien is van een datum, en dat herleid kan worden wie verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de programmatuur.

1.3 Administratie kosten & uitgaven

Indien tevens WBSO is aangevraagd voor kosten/uitgaven die tijdens een project worden gemaakt (in tegenstelling tot ‘forfaitair’), moeten de gemaakte kosten/uitgaven ook worden geadministreerd. Hierin dient op overzichtelijke wijze per project te kunnen worden afgeleid welke kosten/uitgaven zijn gemaakt voor het (in de beschikking opgenomen) S&O-werk. Bewaar hiertoe zoveel mogelijk documentatie, zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, contracten, betaalbewijzen, nota’s, etc. Het is tevens van belang dat deze documenten zijn voorzien van een datum.

1.4. Te bewaren documentatie

De volgende documenten dienen door WBSO-aanvragers te worden bewaard:

  • S&O-uren- en projectadministratie
  • De WBSO kosten- en uitgavenadministratie (indien aangevraagd)
  • Een kopie van de aanvra(a)g(en) en S&O-verklaring(en)
  • Mededeling(en) betreffende correctie S&O-uren, correctie-S&O-verklaring(en) en correctieaangifte(n)

Alle genoemde documentatie mag digitaal worden bewaard. NB: De bewaartermijn van de WBSO-administratie is minimaal  7 jaar. Zorg er verder voor dat binnen 10 werkdagen de gemaakte S&O-uren zijn vastgelegd.

2. Controles

RVO voert steekproefsgewijze controles uit bij organisaties die gebruikmaken van WBSO. Tijdens deze controles worden de S&O-werkzaamheden gecontroleerd op basis van de verplichte WBSO-administratie. Indien een controle wordt aangekondigd, neem dan s.v.p. direct contact op met Ugoo. Lees hier over onze begeleiding bij controles.

3. Mededelingen

Organisaties zijn verplicht binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar zowel het aantal gerealiseerde S&O-uren als de gerealiseerde S&O-kosten en -uitgaven van alle op een kalenderjaar betrekking hebbende S&O-verklaringen elektronisch mee te delen aan de RVO. Bij een lager dan begrote uren-, kosten- en/of uitgavenrealisatie, vindt er naar rato een aanpassing van de S&O-bijdrage plaats. Indien dan wel het complete S&O-bedrag is verrekend, moet het teveel verrekende bedrag worden gerestitueerd aan RVO. Bij het niet voldoen aan de mededelingsplicht kan een boete opgelegd worden. Ugoo kan deze mededeling voor je uit handen nemen.

4. S&O-verklaring ontvangen? WBSO verrekenen!

Nadat een S&O-verklaring is ontvangen, mag het WBSO-voordeel worden verrekend met de Belastingdienst in de aangiftes loonheffing (voor inhoudingsplichtigen) of met de inkomstenbelasting (voor zelfstandigen). Voor inhoudingsplichtigen geldt dat er maandelijks of per 4 weken een aangifte loonheffing wordt gedaan, waarin het voordeel wordt verrekend. Het totale beschikkingsbedrag uit de S&O-verklaring dien je evenredig te verdelen (en zelf in te houden) over de (resterende) aangiftetijdvakken in de projectperiode. In de WBSO-beschikking staat hoe dit exact dient plaats te vinden.

Indien na afloop van een beschikkingsperiode een deel van de S&O-afdrachtvermindering over is, mag het restant middels een correctiebericht worden verrekend in aangiftetijdvakken binnen de beschikkingsperiode waarin loonheffing is afgedragen. Als er daarna nog altijd een bedrag open staat, mag dit in andere aangiftetijdvakken in hetzelfde kalenderjaar (buiten de beschikkingsperiode) worden verrekend.