Google Tag Manager (noscript)End Google Tag Manager (noscript)

WBSO Compliance uitgelegd

Wat het is en hoe Ugoo helpt

Wat is WBSO?

WBSO is een afkorting voor “Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk”. Het is een fiscale regeling die vernieuwing en technische innovatie stimuleert. Nederlandse ondernemingen die loonbelasting afdragen of inkomstenbelasting betalen, maken aanspraak op de WBSO. Een voorwaarde is dat je technologische ontwikkelingen uitvoert.

Met de WBSO-subsidie kunnen loonkosten voor speur- en ontwikkelingswerk (Research & Development, R&D) verlaagd worden. Dit kan de ontwikkeling van een product, productieproces en software zijn. Daarnaast is de WBSO ook bedoeld voor technisch wetenschappelijk onderzoek. Het innovatietraject dient uitgevoerd te worden door het eigen personeel. De WBSO-regeling kan voor ondernemers ook leiden tot een voordeel op de inkomstenbelasting.

De subsidie wordt voorafgaand aan- of tijdens het innovatietraject aangevraagd. De fiscale korting die de WBSO met zich mee brengt, geldt alleen voor toekomstige R&D-werkzaamheden – het werkt dus niet met terugwerkende kracht. Daarnaast moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Deze lees je hier.

Wat is WBSO compliance?

Compliance is een vakterm voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving in een organisatie. Voor de WBSO geldt dat je na toekenning “compliant” moet zijn om deze te behouden. In feite is het een dure term die inhoudt dat je afspraken nakomt om te voldoen aan de wet- en regelgeving van de RVO. Je moet namelijk kunnen aantonen dat je inspanningen hebt geleverd zoals in de aanvraag staat beschreven. Dit doe je door het bijhouden van een urenadministratie en projectadministratie.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

In de WBSO-aanvraag wordt een inschatting gemaakt hoeveel uren er tijdens het project aan R&D-werkzaamheden besteed zullen worden. Deze houd je bij in de urenadministratie, zodat achteraf zichtbaar is dat de geclaimde uren daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Dit doe je voor iedere persoon, per dag, per project. Er moet daarin een duidelijk onderscheid zijn tussen de werkzaamheden die onder WBSO vallen en welke niet. In het geval van softwareontwikkeling moet de geproduceerde code zichtbaar zijn in het versiebeheersysteem.

De projectadministratie omvat de aard, inhoud en voortgang van het project. Hierin geef je aan wat het doel van het project is. Daarnaast geef je aan wat de knelpunten zijn en hoe je het doel gaat behalen. Ten slotte noteer je de voortgang. Kijk hier voor tips voor de WBSO-administratie!

Controlebezoek

De RVO kan ook een controlebezoek aankondigen waarin de volledige administratie van een WBSO-project wordt geïnspecteerd. Dit kan zowel voor lopende projecten als voor een gesloten boekjaar, tot wel 7 jaar terug. Organisaties dienen dus officieel tot 7 jaar terug aan documentatie bewaren.

Nadat de RVO de urenrealisatie heeft onderzocht, kijkt zij inhoudelijk naar de knelpunten en wie er heeft meegewerkt van de eigen loonlijst. Indien de administratie in orde is, behoud je het recht op de WBSO. Wanneer de uren- en projectadministratie geen duidelijk inzicht geven in de omvang, aard, inhoud en voortgang, kan een ambtenaar verschillende besluiten nemen. Veelal wordt er een officieel advies gegeven. Dit advies is gericht op het verbeteren van de administratie zodat deze compliant wordt. Daarnaast bevat dit de afspraak dat de administratie bij een volgende controle volledig voldoet aan het advies.

Soms vindt er een herberekening plaats, bijvoorbeeld wanneer er minder R&D-uren zijn gerealiseerd dan opgegeven. In dat geval moet je terugbetalen en valt de vergoeding lager uit. In het ergste geval krijg je een boete.

Hoe richten wij de compliance in?

Nadat de WBSO-aanvraag is goedgekeurd, is het verhaal dus niet afgelopen. De administratie moet goed worden ingericht. Dit is onderdeel van onze dienstverlening en daarom besteden wij hier veel tijd en aandacht aan. Doordat wij kennis hebben van verschillende urenregistratie-, projectmanagement- en versiebeheersystemen, weten wij goed welke tools ondersteuning bieden voor een sluitende administratie. Zo wordt het makkelijk om de projectadministratie in te passen in de huidige bedrijfsvoering. We bepalen samen met de projectmanager welke manier het best aansluit op de organisatie.

Subsidietraject op maat 2 855x460 acf cropped

WBSO-administratieworkshop

Nadat de aanvraag is ingediend, plannen we met alle betrokkenen bij het project een WBSO-administratieworkshop. Tijdens deze workshop leggen we het onderscheid uit tussen technisch nieuwe- en reguliere ontwikkeling. Hiermee zijn de developers zelf in staat om het onderscheid te maken en een goede administratie te voeren. Vervolgens bedenken we gezamenlijk een aanpak om het administratieproces zo in te richten, dat dit zo goed mogelijk aansluit bij de eigen bedrijfsvoering.

Organisaties die software ontwikkelen werken doorgaans op basis van een Agile methodiek. Verschillende teams werken aan een project in een sprint van drie tot zes weken. Een sprintplanning of sprint review, leent zich goed om te bepalen welke activiteiten als WBSO bestempeld moeten worden.

Zodra alles aan de achterkant goed ingericht is, blijven we veel contact houden om de administratie te monitoren. Bij grote projecten houden we ook follow-up gesprekken. We controleren of de compliance goed wordt nageleefd. Op deze manier staat niemand voor onverwachte verrassingen!

Hoe ziet een samenwerking met ons eruit?

In de samenwerking met Ugoo word je compleet ontzorgd. Wij hebben gedetailleerde kennis van de eisen van de RVO en vertalen dit naar een praktische implementatie. Er bestaat geen “one size fits all”. Daarom leveren wij maatwerk voor elke klant. We definiëren de aanpak, presenteren deze in workshopvorm en denken mee met wat past binnen jouw organisatie. We toetsen de inrichting van de administratie en controleren deze periodiek.

Daarnaast onderzoeken en matchen wij verdere subsidiekansen. Wanneer je WBSO toegekend krijgt, maak je bijvoorbeeld ook aanspraak op de Innovatiebox. We helpen je om de subsidiemogelijkheden te maximaliseren en dit zo makkelijk mogelijk te maken voor jou en je collega’s. Ook bieden wij begeleiding wanneer er een controle is aangekondigd. Zo behalen we samen succes! Ook hanteren we een no cure, no pay beleid. Zo is er geen sprake van financieel risico.

Ten slotte hebben onze consultants diepgaande kennis van software en technologie. Doordat zij technische studies hebben genoten, kunnen zij makkelijker complexe materie vertalen naar een waterdichte aanvraag. Zo wordt de kans op een beschikking vergroot.

Wil je meer weten?

Neem vrijblijvend contact op via de onderstaande buttons. We plannen graag een vrijblijvende kennismaking in om de subsidiekansen te bespreken. Niet geschoten is altijd mis!