5 tips WBSO-administratie

Wanneer je gebruikmaakt van de WBSO en een S&O-verklaring hebt ontvangen, moet je als bedrijf aan een aantal verplichtingen voldoen. Er wordt namelijk van de aanvrager verwacht dat een administratie wordt bijgehouden over de uitvoering van de projecten waarvoor subsidie is ontvangen. Uit deze administratie moet op duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed door de betrokken medewerkers. De subsidieverstrekker (RVO) voert namelijk steekproefsgewijs controles uit om te achterhalen of de beschreven WBSO-projecten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit betekent dat je als organisatie je WBSO-administratie op orde moet hebben, om terugbetaling of zelfs boetes te voorkomen.

1. Wekelijks bijhouden van werkzaamheden

Het is van belang om met regelmaat de WBSO-administratie bij te werken. Vaak lopen diverse werkzaamheden door elkaar en wanneer je te lang wacht met het vastleggen van informatie en uren kan dit na verloop van tijd voor verwarring zorgen. Je doet er goed aan om er een gewoonte van te maken om één keer per week alle administratie te verwerken.

2. Urenadministratie

Je kunt voor de S&O-afdrachtvermindering alleen WBSO-uren in mindering brengen, die zijn besteed in de periode waarop de aanvraag betrekking heeft. De subsidieverstrekker stelt dat een urenadministratie minimaal bestaat uit:

  • registratie per dag en per project hoeveel uren een S&O-medewerker aan S&O-werkzaamheden heeft besteed. Dit is in principe al voldoende om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

Wij adviseren je, om bovendien de volgende activiteiten te registreren:

  • overige gewerkte uren per dag, (dit hoeft niet gespecificeerd te worden);
  • verlof- en verzuimuren, bij een controle kan eventueel een cross-check met de verzuim- of verlofadministratie uitgevoerd worden.

3. Projectadministratie

Alleen S&O-werkzaamheden mogen in de S&O-projectadministratie worden opgenomen. Uit een goede projectadministratie moeten per project op eenvoudige wijze de volgende zaken kunnen worden herleid:

  • de aard en de inhoud van de werkzaamheden;
  • de voortgang en de resultaten van de werkzaamheden gerelateerd aan doel, fasering en tijdsplanning.

Denk hierbij aan:

  • vermelden van alle relevante projectnummers;
  • vermelden van alle betrokken medewerkers;
  • vermelden van de planning / fasering – bij voorkeur die in de WBSO aanvraag is gehanteerd. Als deze niet helemaal past, zorg dan voor een logische link naar een andere planning. Zorg er hierbij voor dat documenten voorzien zijn van data en bij voorkeur bij welke fase ze in het project horen. Hierdoor ontstaat een duidelijke relatie met de fasering en derhalve met de urenadministratie. De uren- en projectadministratie dienen gereed te zijn binnen twee maanden na afloop van de periode waarover de S&O-verklaring is afgegeven. Tevens ben je verplicht om de uren- en projectadministratie gedurende zeven jaar te bewaren

4. Check de urenstaten

De urenstaten hoeven niet aan de subsidieverstrekker te worden toegezonden. De urenstaten moeten wel bij een controle door de subsidieverstrekker ter inzage liggen. Het is belangrijk dat de juiste medewerkers hun uren registreren. Een belangrijke voorwaarde is hierbij dat deze personen op de loonlijst staan en een echte dienstbetrekking hebben. Voor stagiairs of afstudeerders is dat doorgaans niet het geval. Bovendien mogen alleen technisch onderlegde medewerkers worden meegenomen.

5. Bewaar alles op één handige plek

Bewaar alle projectdocumenten in een digitale map of ordner. Gooi geen relevante documentatie weg. Bewaar aanvragen, beschikkingen, vragenbrieven, urenoverzichten, etc. Dit soort documenten kunnen nog wel eens van pas komen bij een controle.

Tot slot: Veel moderne organisaties maken, naast e-mail, gebruik van systemen als Git, Trello en Slack. Gebruik deze media in je voordeel, door hierin aparte WBSO projecten, kanalen of mailadressen (CC: wbso@jouwbedrijf) te creëren. Zo aggregeer je automatisch een groot deel van je S&O-projectdocumentatie, zonder extra inspanning.